Omschrijving (toelichting)

In de raadsinformatienota van 23 maart 2021 informeerde het college de raad over het plan Digitaliseren bestuurlijke besluitvorming. In deze informatienota werd onder andere het doel, de aanpak, de kosten, gevolgen voor raadsleden en de risico’s en nadelen van het digitaliseren van de bestuurlijke besluitvorming uiteengezet.

In de eerste helft van 2021 is een beschrijving van eisen en wensen voor de inrichting van de module Besluitvorming in het betreffende zaaksysteem opgesteld. Deze inrichting is vervolgens uitgewerkt door de leverancier van het pakket. Vervolgens is in oktober 2021 door diverse collega's getest of de beschrijvingen van de eisen en wensen en de functionaliteiten in het systeem overeenkwamen. Deze testperiode leverde een aantal gebreken en aanpassingsvoorstellen op. De bevindingen uit deze testperiode maakten een andere vervolgroute van het project in 2022 noodzakelijk. Meer recente testresultaten zijn beloftevol en laten zien dat de digitalisering haar vruchten af gaat werpen op het gebied van efficiëntie en transparantie van de besluitvorming. Implementatie van digitale besluitvorming door het college is gepland voor de eerste helft 2022. De raad gaat tot uiterlijk 1 januari 2025 door met de huidige werkwijze met Notubiz. Uiterlijk in 2024 doen we een Europese aanbesteding voor een totaaloplossing voor de bestuurlijke besluitvorming door college én raad. Dit wordt gecombineerd met de geplande aanbesteding van het zaaksysteem.