Beleid en uitvoering

Door dit amendement is de bezuiniging van 20.000 euro op het budget van de bibliotheek geschrapt. Deze aanpassing is verwerkt in het budget voor 2026.

In juni/juli 2025 is de Programmarekening 2025 bestuurlijk behandeld. Hierbij heeft zowel de accountant als de auditcommissie aanbevelingen gedaan voor verbeteringen. De voortgang van de aanbevelingen die de auditcommissie heeft gedaan over de Programmarekening 2025 worden voor de eerste keer toegelicht in de Tweede bestuursrapportage 2026.

Als onderdeel van de bedrijfsvoering wordt aan de inzet van ICT steeds meer eisen gesteld, zoals: privacy, (informatie)beveiliging, duurzame toegankelijkheid, archiveren, gebruik van data, ethiek, afspraken in de keten, aanpassing en gebruik van applicaties, processen, etc. Er zijn veel ontwikkelingen op het gebied van digitalisering, informatievoorziening en wetgeving, bijvoorbeeld de Wet Open Overheid (WOO) en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv).

Digitalisering & Informatiebeheer

In de eerste bestuursrapportage van 2024 is in de ICT-rapportage ingegaan op de stand van zaken van de digitalisering. Deze digitalisering gaat hand in hand met het informatiebeheer. Goed informatiebeheer vormt de ruggengraat van een betrouwbare, transparante en effectieve gemeentelijke organisatie. Het gaat daarbij om het systematisch creëren, vastleggen, beheren, beveiligen en bewaren van informatie gedurende de gehele levenscyclus. Voor een gemeente is dit om meerdere redenen cruciaal; een gemeente die haar informatie op orde heeft en open en transparant is straalt professionaliteit en betrouwbaarheid uit. Dit versterkt het vertrouwen van inwoners, samenwerkingspartners en toezichthouders in het gemeentelijk handelen en in de kwaliteit van het bestuur.

In 2023 is een uitvoeringsplan opgesteld waarmee vanaf eind 2023 diverse werkzaamheden in gang zijn gezet om het (digitale) informatiebeheer in De Ronde Venen (verder) op orde te brengen en bij te dragen aan een aantal gemeentelijke ambities. Eind 2025 is geëvalueerd welke resultaten zijn geboekt, waar nog inspanning nodig is en waar het plan moet worden aangepast of aangevuld. In deze paragraaf van de ICT-rapportage delen we deze evaluatie op hoofdlijnen.

Het uitvoeringsplan is opgesteld om bij te dragen aan een aantal gemeentelijke ambities;

1. Maximale digitale dienstverlening aan inwoners en bedrijven: de implementatie van het zaaksysteem Djuma heeft een impuls gegeven aan deze ambitie. Steeds meer communicatie vindt plaats via webformulieren op onze De Ronde Venen Website, waardoor informatie vindbaar en communicatie navolgbaar is. Nog niet alle algemene mailboxen zijn hierin geïntegreerd. Ook zijn er nieuwe mogelijkheden om de dienstverlening nog verder te verbeteren, zoals de ontwikkeling op het gebied van AI.
2. Papierloos werken: de randvoorwaarden om papierloos te werken op orde. De inrichting van M365 en SharePoint, de afspraken rond documentbeheer en samenwerken in Teams zijn hiervan voorbeelden.  Dat de randvoorwaarden op orde zijn, wil nog niet voor alle processen zeggen dat deze volledig digitaal kunnen en worden afgehandeld. Soms vraagt een procesaanpassing meer dan de technische mogelijkheden. Zo willen inwoners soms zaken op papier ontvangen én blijven inwoners/ondernemers ons papieren documenten sturen. Hier hebben we in 2026 aandacht voor en verbeteren we waar mogelijk.
3. Voldoen aan wettelijke verplichtingen (WOO, Wmebv, Archiefwet, AVG en de verplichtingen rond informatiebeheer in diverse sectorale wetten): De Ronde Venen is op tijd voorbereid op deze nieuwe wetgeving. De WOO en de Wmebv vroegen het meeste aandacht. E-mail- en Teams-archivering en zoekfuncties via tooling van Purview eDiscovery helpen bij complexe Woo-verzoeken. In het zaaksysteem Djuma is een basis gelegd voor efficiënte actieve openbaarmaking; we voldoen aan wettelijke termijnen en voeren de volgende tranche uit zodra nodig. Ook Notubiz wordt aangepast voor digitale publicatie van agenda’s en besluitenlijsten.
4. In het kader van de Wmebv zijn webformulieren gekoppeld aan processen en producten: deze komen direct in Djuma of specifieke zaaksystemen zoals iBurgerzaken. Hiermee voldoen we aan kwaliteitseisen en borgen dit juridisch met een aanwijzingsbesluit. In 2026 werken we verder aan digitale verzending naar de berichtenbox.
5. In control zijn op informatie en overzicht in systemen en documentstromen: in control zijn en blijven vraagt om voortdurende inspanningen vanuit alle teams en medewerkers van de gemeente. Dit is een behoorlijke exercitie. We krijgen steeds meer zicht op onze informatie en informatiestromen, doordat steeds meer documentstromen in beeld zijn en deze steeds beter in een aantal daarop toegeruste systemen zijn ondergebracht. Doordat we meer zicht krijgen, zien we ook beter waar we nog niet in control zijn: Waar nog informatie in mail en mappen verstopt zit en waar processen nog niet op orde zijn, etc.

Samenvattend is de ontwikkeling richting de gestelde ambities goed en zijn we er nog niet. Deels omdat verandering tijd vraagt maar vooral ook omdat de ontwikkelingen om ons heen continu doorgaan en we hierop willen en moeten anticiperen.

Budget "Versterken van ICT" - € 400.000

Onderstaand volgt een toelichting van de besteding van de beschikbare budgetten voor het begrotingsjaar 2026.

ICT-Architectuur

Door de toenemende complexiteit van onze ICT-omgeving wordt een stevige basis steeds belangrijker. Deze basis noemen we de ICT-architectuur: een set van principes en standaarden voor processen, informatie, applicaties en infrastructuur met de onderlinge relaties. In 2024 zijn we gestart met het in kaart brengen van deze architectuur. De applicaties en infrastructuur zijn inmiddels vastgelegd. De processen en de onderlinge relatie worden vastgelegd. Zo ontstaat een compleet en actueel beeld van ons ICT-landschap met 1 waarheid en uitgangspunt.

Cloudmigraties

Eind 2025 zijn we gestart met het project om de financiële applicatie naar de Cloud van de leverancier te migreren. Dit project is medio april succesvol afgerond. Aansluitend op deze migratie starten we met de verclouding van de scan applicatie. Ook is inmiddels gestart met het uitfaseren van een aantal beheerservers. De verwachting is dat we eind 2026 vrijwel het gehele serverpark uit het eigen datacenter hebben uit gefaseerd. 

Modernisering digitale werkplek

In de vorige rapportage (bijlage bij de tweede bestuursrapportage 2025) is aangegeven dat we de verwachting hadden dat we eind 2025 de ‘oude’ digitale werkplek, gebaseerd op client-server, uit zouden faseren. Iets later dan verwacht is in maart 2026 de omgeving uit gezet.  

Aanbesteding communicatieplatform

Na de aanbesteding in 2025 voor ons communicatieplatform is het project gestart om te komen tot het nieuwe communicatieplatform. Het nieuwe communicatieplatform bestaat uit een geïntegreerd geheel van verschillende ICT-applicaties (Klant Contact applicatie) en aanvullende telecommunicatiediensten (zoals mobiele en vaste verbindingen). Naar verwachting wordt medio 2026 het ontwerp opgeleverd voor de nieuwe omgeving en kan daarna de implementatie starten. De ontwerpkosten (€ 20.000) die volgen uit deze aanbesteding komen ten laste van dit budget. Ook de implementatiekosten komen ten laste van dit budget, deze kosten zijn nog onbekend.

Aanbesteding Topdesk

In mei 2026 wordt gestart met de voorbereidingen voor de aanbesteding ter vervanging van de TOP desk applicatie. TOP desk wordt binnen de organisatie ingezet als centrale applicatie voor het afhandelen van meldingen, aanvragen en incidenten en ondersteunt daarmee de interne dienstverlening en processen. Met deze aanbesteding wordt beoogd te komen tot een passende overeenkomst voor het voortzetten en waar nodig moderniseren van deze functionaliteit. In de voorbereidingsfase wordt onder meer gekeken naar de functionele eisen, contractvorm en looptijd, en ook naar aansluiting bij de bredere ontwikkeling van de digitale dienstverlening. Na afronding van de voorbereidingen wordt besloten over de wijze en het moment van publiceren van deze, naar verwachting Europese, aanbesteding.

Aanbesteding Softwarebroker
Begin 2026 zijn de voorbereidingen gestart om te komen tot een nieuwe mantelovereenkomst voor het afnemen van onze softwarelicenties. Voor de inkoop van softwarelicenties maakt de gemeente gebruik van een gespecialiseerde softwarebroker.
Een softwarebroker is een gespecialiseerd bedrijf dat fungeert als intermediair tussen de gemeente en softwareleveranciers, beschikt over de benodigde kennis over contracten en heeft de machtiging om softwarelicenties rechtmatig en doelmatig af te nemen. Door gebruik te maken van een softwarebroker wordt de gemeente ontzorgd bij complexe en snel wijzigende licentie- en contractvoorwaarden en wordt geborgd dat de inkoop voldoet aan de geldende (Europese) aanbestedingsregels. Hiermee wordt invulling gegeven aan de vereisten op het gebied van rechtmatigheid en compliance.

De inzet van een softwarebroker draagt daarnaast bij aan transparantie in prijsstelling, beperking van juridische en financiële risico’s en een efficiënter licentiebeheer. De broker onderhandelt over de prijs, verzorgt onder meer het contractmanagement richting leveranciers, ondersteunt bij wijzigingen in licentievoorwaarden en adviseert over optimalisatie van het gebruik van softwarelicenties. Ook bewaakt en toetst de softwarebroker dat de leveranciers voldoen aan de gemeentelijke inkoopvoorwaarde (GIBIT).

De nieuwe mantelovereenkomst met de softwarebroker wordt via een Europese aanbestedingsprocedure in de loop van 2026 gepubliceerd. Met deze aanbesteding wordt beoogd een solide en rechtmatige basis te leggen voor de afname van softwarelicenties in de komende jaren, waarbij continuïteit van de bedrijfsvoering en beheersing van kosten en risico’s centraal staan.

Inhuur specialistische kennis en expertise

In 2024 is gestart met een analyse, met inzet van externe specialisten, over data vanuit de voormalige VTH (Vergunningen, Toezicht en Handhaving) applicatie en aanhangende databronnen. Met als doel om de data die nodig is om het werk goed uit te kunnen voeren, te migreren naar de huidige VTH-applicatie. De analyse is afgerond en begin juli is het migratieplan opgeleverd. In dit plan staan twee uit te voeren migraties beschreven. In tegenstelling tot wat eerder is aangegeven voeren we 1 datamigratie uit. Voortschrijdend inzicht leerde ons dat de beoogde twee migraties dezelfde data bevatten en het daarmee geen meerwaarde had om beide uit te voeren. De migratie is naar verwachting in mei volledig afgerond.

Implementatie IAM software 
Na een zorgvuldig voorbereidingstraject dat in 2025 van start ging, wordt in 2026 gestart met de implementatie van Identity & Access Management (IAM)-software. IAM-software ondersteunt het centraal beheren van digitale identiteiten en toegangsrechten voor medewerkers en externe gebruikers binnen de gemeentelijke ICT-omgeving. Hiermee wordt geborgd dat gebruikers bij indiensttreding tijdig, gecontroleerd en op basis van hun rol toegang krijgen tot applicaties en gegevens, en dat deze toegang ook weer tijdig wordt ingetrokken bij functiewijzigingen of uitdiensttreding.

De implementatie van IAM is een belangrijke stap in het versterken van de digitale veiligheid, informatiebeveiliging en privacybescherming binnen de gemeente. De oplossing draagt bij aan naleving van wet- en regelgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en ondersteunt de eisen vanuit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Daarnaast vermindert IAM het risico op onbevoegde toegang en draagt het bij aan de rechtmatigheid en controleerbaarheid van digitale processen.

Met de inzet van IAM software wordt de organisatie ontzorgd bij het beheer van gebruikersrechten. Handmatige processen worden geautomatiseerd, administratieve lasten nemen af en de afhankelijkheid van individuele beheerders wordt verkleind. Tegelijkertijd ontstaat er beter inzicht en sturing op wie toegang heeft tot welke systemen en gegevens.

Dit budget is per 2025 ontstaan door het omzetten van het eerder opgenomen investeringsbudget ter vervanging van de apparatuur in het eigen datacenter naar een exploitatiebudget. Eerder doorliepen we een Europese aanbesteding om te migreren van ICT in eigen beheer naar het afnemen van ICT-dienstverlening. Een onderdeel van de uitvoering van deze aanbesteding is het uitfaseren van het eigen datacenter. Omdat we hierdoor zelf geen apparatuur meer onderhouden en vervangen en overstappen naar het afnemen van diensten, dient dit budget als een gedeeltelijke dekking voor de toekomstige kosten.

De hierboven genoemde aanbesteding is in 2024 succesvol afgerond met de gunning aan een leverancier. Na de gunning is als eerste fase gewerkt aan het opstellen van een roadmap. Deze is eerste kwartaal 2025 opgeleverd. De roadmap beschrijft de stappen die we moeten zetten om tot volledige uitbesteding te komen. Om dit gefaseerd te doorlopen zijn een aantal kavels gedefinieerd; “realisatie Azure Landing Zone”: de basisinrichting van onze server cloudomgeving, “Digitale werkplek”: de manier waarop medewerkers digitaal werken, “SIEM/SOC”: systemen voor het bewaken en beveiligen van onze ICT-omgeving, “LAN/WLAN”: vaste en draadloze netwerk binnen onze organisatie. Optioneel is ook de “ICT Servicedesk” als kavel opgenomen.

We zijn in juli 2025 gestart met de uitvoering van uitbesteding van de eerste twee kavels. Het gaat hierbij om het realiseren van een Azure Landing Zone en het overdragen van het beheer van de digitale werkplek. Beide zijn, iets later dan verwacht, in februari 2026 afgerond. Hiermee is het beheer overgedragen aan de leverancier.

Gelijktijdig aan deze uitvoering, onderzochten we op welke wijze de ICT Servicedesk toekomstbestendig kan worden gemaakt. Uit het onderzoek is gebleken dat het uitbesteden van de ICT Servicedesk aan de leverancier de meest wenselijke oplossing is. Met ingang van maart 2026 nemen we de ICT Servicedesk als dienst af. De voor de ICT Servicedesk opgenomen loonkosten worden, als dekking voor deze dienstverlening, overgeheveld naar dit budget. Hiermee stijgt het budget met ongeveer € 162.000.

In april 2024 is een nieuw projectteam gestart, die de volgende stap gaat zetten richting data gestuurd werken. Dit projectteam bestaat uit 2 fulltime data engineers, een data trainee en 5 medewerkers die data analyse combineren met andere werkzaamheden. Het projectteam bevat geen ingehuurde krachten. 

Bereikte resultaten sinds april 2024:

• Er zijn 13 bronsystemen succesvol gekoppeld aan Power BI (HR, Financiën, VTH, Topdesk, Sociaal domein administratie, Microsoft, Joulz, het zaaksysteem, cartracker, Sigmax, Begraafplaatsadministratie, Key2control en Easycruit).
• Er zijn na koppeling van deze 13 bronsystemen al ruim 120 dashboards ontwikkelt met relevante sturingsinformatie. 
• Privacy risico analyse (DPIA) op het nieuw op te zetten datawarehouse is afgerond.

Doelstellingen voor 2026:

In Q2 van 2026 wordt het datawarehouse definitief opgeleverd en worden in 2026 alle bronsystemen overgeheveld naar het data warehouse. 

Daarnaast is een belangrijke nieuwe doelstelling voor 2026 geformuleerd, namelijk het meer toepassen van geografische data en geografisch weergeven van data in PowerBI dashboards.

Aanschaf en implementatie applicatie Meldingen Openbare Ruimte

In 2024 is het proces voor meldingen openbare ruimte ingericht in het zaaksysteem Djuma. Zowel voor de melder als de behandelaar blijkt dit geen optimale oplossing en hebben we de keuze voor een alternatieve applicatie gemaakt. De implementatie is medio juli gestart en in november 2025 is de applicatie live gegaan. 

Aanbesteding bewerking analoge archieven

Voordat de blijvend te bewaren archieven kunnen worden overgedragen naar de RANU (Regionaal Archief Noordwest Utrecht, voor 1 januari 2026 was dit RHCVV) dient bewerking plaats te vinden. Deze werkzaamheden worden door een externe partij uitgevoerd. Doordat de verkeerde aanbestedingsprocedure was gevolgd, kon niet tot gunning worden overgegaan. In januari 2026 is een marktconsultatie uitgevoerd. De bevindingen vanuit deze consultatie worden meegenomen in de aanbesteding. Naar verwachting wordt de aanbesteding in mei 2026 gepubliceerd.

Uitrol devices nieuwe gemeenteraad

Na de gemeenteraad verkiezingen zijn op vrijdag 27 maart 2026 alle raadsleden voorzien van nieuwe devices. Door een zorgvuldige voorbereiding in goede samenwerking met de griffie verliep dit soepel.