Beleid en uitvoering

In dit onderdeel is een stand van zaken opgenomen van de aangenomen amendementen en moties van de begrotingsbehandeling 2023. Deze zijn te raadplegen via onze portal bij de programmabegroting bij het onderdeel  'bijlagen'.

Via dit amendement is besloten om eenmalig de opbrengst te verlagen met € 375.000 voor onroerendezaakbelasting-niet woningen. Hiermee is rekening is gehouden met het bepalen van de tarieven van 2023. Daarmee is dit amendement uitgevoerd.

De verwachting is dat het Noodfonds De Ronde Venen rond de zomer actief zal zijn.

We updaten het 'Spoorboekje naar een Klimaatneutrale Gemeente' in 2024.

 

Het mantelzorgcompliment 2023 wordt in november uitgekeerd voor een bedrag van € 75,- per persoon.

In juni 2023 ontvangt de raad een startnotitie subsidiebeleid. Hierin wordt beschreven uit welke onderdelen het beleid bestaat en worden eerste kaderstellende keuzes aan de raad voorgelegd.

In juni 2022 is de programmarekening 2021 bestuurlijk behandeld. Hierbij heeft zowel de accountant als de auditcommissie aanbevelingen gedaan voor verbeteringen. In deze rapportage is een stand van zaken opgenomen.

 

Doordat de programmarekening 2022 gelijktijdig wordt behandeld met de eerste bestuursrapportage 2023 wordt de voortgang van de aanbevelingen van zowel de accountant als de auditcommissie over de verantwoording 2022 opgenomen in de tweede bestuursrapportage 2023.

Aanbeveling		Uitgevoerd	In uitvoering	Nog te doen
1	Het verstevigen van het proces rondom Europese Aanbestedingen.
2	De doorontwikkeling van het “Business Control Framework” naar rechtmatigheidsverantwoording over 2023.
3	Het versterken van de IT-beheeromgeving, zodat alle gewenste functiescheiding aanwezig is.
4	Doelstellingen smart te formuleren en compactere teksten te gebruiken.
5	Nieuwe afspraken te maken over wat de raad terug zou willen zien in de bestuursrapportages, zodat de controlerende rol beter uitgevoerd kan worden.
6	De indicatoren zijn vaak niet gekoppeld aan de doelstellingen en acties en zouden daarmee beter naar de bijlagen kunnen.
7	De indicatoren zijn vaak niet gekoppeld aan de doelstellingen en acties en zouden daarmee beter naar de bijlagen kunnen. Per domein zouden indicatoren wel beperkt ingezet moeten worden en daarmee rechtstreeks gekoppeld moeten worden aan beleid. Dan is het meetbaar en is te zien of de trend gevolgd gaat worden.
8	Een indicator (welk bedrag had volgens plan per 31-12-2022 uitgegeven moeten zijn), helpt om achterstanden (of vooruitlopen) op investeringen te beoordelen.
9	Er kan een strengere redactie op de teksten gevoerd worden. De teksten moeten concreet, compact en helder zijn. Daarbij komen doorlopende basistaken nu steeds terug. De auditcommissie adviseert de raad om afspraken met elkaar te maken wat wel en niet beschreven moet worden. Een voorbeeld daarvan is het ontbreken van wettelijke afhandeltermijnen in de domeinen en hoe vaak deze termijnen wel of niet gehaald zijn.
10	De paragrafen zijn goed leesbaar en geven een duidelijk overzicht. Wel wordt geadviseerd een overzicht toe te voegen van de belastingen waarbij een vergelijking gemaakt kan worden met de 26 gemeentes vanuit onze provincie (zoals dit bijvoorbeeld gedaan is bij de toeristenbelasting).
11	De algemene uitkering staat niet gedefinieerd in de bijlage. Afgesproken wordt dat dit de volgende keer wordt meegenomen.
12	De auditcommissie mist het totaaloverzicht van alle verstrekte subsidies en de publicatie daarvan. De organisatie gaat kijken naar een manier om dit beter naar elkaar toe te laten groeien.
13	In de auditcommissie is gesproken over wat de raad het beste helpt om te kunnen sturen en bij te kunnen sturen. Een dashboard om te kunnen zien waar de afwijkingen en risico’s zitten, zou uitkomst kunnen bieden. Dat is het niveau waarop de raad haar controlerende taak uit kan voeren.

 

• Voor de  tweede helft van 2023 zijn voorstellen voorbereid rondom de financiële rechtmatigheid. Hierbij is rekening gehouden met de aanbevelingen 1, 2 en 3.
• Aanbeveling 7 en 13 worden in 2024 opgepakt in samenwerking met de leden van de auditcommissie.

In deze bijlage van de 1ste bestuur rapportage 2023 treft u de rapportage over de ICT-budgetten. Het gaat in deze rapportage om de (extra) incidentele en structurele beschikbaar gestelde budgetten. Per budget is een korte omschrijving en voortgangsinformatie opgenomen. Daarnaast is een overzicht opgenomen van de ICT en/of Digitaliseringsprojecten waarvoor een apart budget beschikbaar is gesteld en/of die een substantieel karakter kennen.  

Dit budget is met ingang van de begroting 2023 beschikbaar gesteld en kende de volgende onderbouwing; 

Onderwerp	Kostenindicatie
Functioneel en technisch beheer Office 365	€ 87.000
Beheer (Project) Portfolio Management	€ 12.000
Architect Informatievoorziening	€ 12.000
Capaciteit informatieveiligheid (technisch)	€ 87.000
Capaciteit Systeem- en netwerkbeheer	€ 50.000
Inhuur ICT-projectleiders	€ 175.000
Totaal	€ 423.000

 

Onderstaand per onderwerp de toelichting en de stand van zaken ten tijde van het opstellen van de eerste bestuursrapportage 2023.

 

Functioneel en technisch beheer Office 365

Is nodig ter ondersteuning van de organisatie en om continuïteit in de verdere implementatie van dit platform te houden. Dit is niet binnen de aanwezige formatie en expertise op te lossen. In de tijd zal helder worden of structurele invulling nodig is, mogelijk samen met beheer van het nieuwe Social intranet.

 

1^e Berap 2023
Is tijdelijk ingevuld en de werving voor een vaste formatie is gestart. Bij succesvolle invulling wordt 90k vanuit dit budget met ingang van 2024 structureel overgeheveld naar de capaciteitskosten, als dekking voor deze functie.

 

Beheer (project) Portfolio Management

Om als De Ronde Venen op de korte, middellange en lange termijn te kunnen bijblijven op het vlak van I&A (ICT) is innovatie nodig. Een goed Portfolio Management en beheer zorgt ervoor dat je weet aan welke projecten je schaarse resources (personeel, geld, capaciteit) moet toekennen, zodat je de benodigde doelstellingen op het gebied van informatievoorziening kunt (blijven) behalen. Portfolio management is dan ook een dynamisch beslissingsproces waarin de lijst van nieuwe I&A projecten op regelmatige basis geëvalueerd wordt en indien nodig wordt bijgesteld

Na de inrichting van het Portfolio Management (is onderdeel opdracht M&I Partners 2022) is het van wezenlijk belang dat het beheer van het Portfolio Management belegd moeten zijn/worden. Hiervoor is zowel capaciteit als expertise nodig. Een aanname is dat dit in de beheerfase 4 uur per week vraagt.

 

1^e Berap 2023
Wordt vooralsnog in de ambtelijke organisatie opgepakt, hierdoor nog geen externe inzet nodig geweest. Naar verwachting is geen externe inzet nodig.   

 

Architect informatievoorziening

Een architect maakt een ‘bouwplan’. Alles begint bij het ontwerpen van een plattegrond. Bijvoorbeeld bij het laten maken van een webapplicatie. Daarbij wordt rekening gehouden met de mogelijkheden, restricties, voorwaarden, eisen en wensen. Waar moet de ‘fundering’ op berekend zijn? Welke onderdelen staan met elkaar in verbinding? En wil De Ronde Venen later eventueel nog kunnen uitbreiden?

Een goede architect bepaalt voor een groot deel de basiskwaliteit van de informatievoorziening. Een gedegen architectuur (bouwplan) is dan ook een belangrijk ingrediënt voor het lange termijn succes van De Ronde Venen en, ook niet onbelangrijk, het voorkomt dat het e.e.a. (te) kostbaar wordt qua onderhoud en doorontwikkeling.

Deze expertise en capaciteit ontbreekt nu binnen De Ronde Venen. Onderzocht moet worden welke oplossing hierbij past (inhuur/eigen formatie/samenwerking). Vooruitlopend op deze oplossing is budget gealloceerd om hiervoor expertise in te huren.

 

1^e Berap 2023

Inmiddels is 1 keer externe expertise ingezet, om een architectuurplaat op te stellen tbv aanbesteding VTH applicatie. Naar verwachting gaat inzet externe architect nog meerdere keren nodig zijn. Op basis hiervan beoordelen we eind 2024 of we deze werkwijze op deze manier voortzetten.    

 

Capaciteit informatieveiligheid (technisch)

De technische capaciteit informatieveiligheid is nu als taak ondergebracht in andere functies (systeem- en netwerkbeheer). Gezien de steeds groter wordende digitale dreigingen en de verplichting dat *SIEM en **SOC (binnenkort) is ingericht binnen gemeenten maakt het wellicht tijd deze taken als aparte functie op te nemen. Dit om de digitale weerbaarheid bij De Ronde Venen te verhogen. Om deze beslissing goed te kunnen nemen, vullen we dit vooralsnog met inhuur in en onderzoeken we wat structureel nodig is en op welke wijze dit dan ingevuld wordt.

 

1^e Berap 2023

Inhuur is per 1 maart gestart, deze is in eerste instantie aan de slag om bevindingen vanuit pentesten op te pakken. Daarna start hij met onderzoek naar op welke wijze De Ronde Venen een toekomstbestendig SIEM/SOC kan bereiken.  

 

Een *SIEM integreert software die wordt gebruikt om bedrijfsinfrastructuren te bewaken. Een **SOC richt zich op het monitoren van dreigingen en de kwalificatie van incidenten. 

 

Capaciteit Systeem- en netwerkbeheer

De noodzakelijke capaciteit voor uitvoeren van de reguliere werkzaamheden staat op spanning met de beschikbare capaciteit. Het uitbreiden op de capaciteit technische informatieveiligheid levert de benodigde ruimte op in de systeem- en netwerkbeheer-functies. 

Voor het veilig houden van de applicaties en IT-componenten in onze eigen omgeving zien we tegelijkertijd een enorme toename in het aantal uit te voeren updates. Dit komt doordat leveranciers meer updates uitbrengen t.b.v. het veilig houden van de applicaties of IT-componenten. Door het buiten de deur zetten van applicaties (= Verclouden) gaat de functie-inhoud van systeem- en netwerkbeheerders veranderen. Deze verandert langzaam naar een gecombineerde rol van techniek en regie. 

Uitbreiden in formatieve zin is door bovenstaande ontwikkelingen niet de passende oplossing. Voorgesteld wordt om jaarlijks het benodigde budget op te nemen om hier incidentele werkzaamheden/expertise voor in te kunnen zetten en wel op flexibele basis t.a.v. de diversiteit aan benodigde kennis en kunde. 

 

1^e Berap 2023

Vanuit dit budget is (nog) geen inzet van externe capaciteit bekostigd. Er is wel capaciteit vanuit de reguliere budgetten ingezet.

 

Inhuur ICT-projectleiders

Is nodig ter ondersteuning van de organisatie, maar dit is niet binnen de aanwezige formatie en expertise op te lossen. De aanwezige interne projectleiders zijn geen ICT/IV projectleiders waardoor bij ICT/IV projecten terugval nodig is op middelen t.b.v. inzet externe ICT/IV projectleiding (aanvraag nu in kadernota 2023 t.b.v. zaaksysteem en vervanging applicaties personeels- en salarisadministratie). 

Gemiddeld genomen kost dit per implementatie tussen de 50k en 100k aan projectleiders-kosten.

 

1^e Berap 2023

Er wordt vanaf half mei een projectleider/expert ingezet voor het voorbereiden, doorlopen en mogelijk ook implementeren van de Europese aanbesteding voor het vervangen van het eigen datacenter. Dit is een opdracht die is opgeknipt in 4 periodes van 3 maanden waarbij telkens wordt beoordeeld of verlenging nodig is.

 

 

1e Berap 2023 - niet opgenomen - ontstaan door voortschrijdend inzicht

Zoals genoemd was de onderbouwing van de 425k een raming waarbij niet alle onderwerpen al inzichtelijk waren. In de overstap naar Sharepoint/Teams/Onedrive is gebleken dat we voor een aantal processen extra inrichting nodig hebben in deze omgeving. Het gaat om processen die niet goed ondersteund worden door een andere applicatie en waarvoor het informatie- en archiefbeheer goed ingericht moet zijn. We hebben voor de opzet en inrichting samenwerking gezocht met een externe partij.

 

1^e Berap 2023 - Financieel perspectief

Met de verplichtingen die zijn aangegaan, kent het budget nog een financiële ruimte tussen de 50k en 100k. Hierbij is de verwachting dat dit nog uitgegeven wordt in 2023.

We willen onze taken effectief uitvoeren en onze middelen zo goed mogelijk inzetten. Daarvoor willen we van tevoren veel weten over problemen, wensen, knelpunten. En over of maatregelen werken. We willen ook graag weten hoe ons beleid en onze dienstverlening uitpakt. Heeft het effect dat we beoogden of is het nodig om bij te sturen? Het antwoord voor dit soort vragen vinden we in feitelijke informatie. En die informatie komt uit data. Als gemeente beschikken we over grote hoeveelheden data. En kunnen we ook externe bronnen aanboren. We doen dat nog onvoldoende en laten daarmee kansen liggen. Om als gemeente zo effectief mogelijk te zijn, moeten we dat verbeteren. 

 

1ste Berap 2023;

Sinds februari is een expert op dit gebied ingezet om voor De Ronde Venen te bepalen wat de beste aanpak is en hoe we vorm en inhoud geven aan datagestuurd/informatiegestuurd werken. Medio Mei zal de datakwartiermaker een 1e concept opleveren. 

 

1ste Berap 2023 - Financieel perspectief

Met de verplichting die is aangegaan, kent het budget nog een financiële ruimte tussen de 250k en 275k. Omdat de aanpak nog in ontwikkeling is, is nog niet aan te geven hoeveel budget er in 2023 benut gaat worden. Ten tijde van de 2de bestuursrapportage is dit inzichtelijk. 

Voor de volledigheid een overzicht van de projecten die al meerjarig in de begroting zitten.  

Onderwerp	1ste Berap 2023
Aanbesteding zaaksysteem	De aanbesteding heeft een positief resultaat opgeleverd, er is gunning gedaan. Het vervolg in 2023 is het uitvoeren van een Proof of Concept (PoC). Indien deze succesvol is, volgt implementatie. Dit loopt door tot medio 2024.
Aanbesteding VTH-zaaksysteem	De aanbesteding heeft een positief resultaat opgeleverd, ten tijde van het opstellen van deze rapportage is de gunning in voorbereiding. Daarna wordt gestart met de implementatie. De livegang is beoogd per januari 2024.
iBabs  IBbabs is een vergaderapp waarmee je vergaderingen beter gestroomlijnd zijn, productiever zijn, en je met duidelijke eenduidige notulen en actiepunten werkt waar men direct mee aan de slag kan.	In overleg met directie het besluit genomen af te zien van aanschaf en implementatie van IBabs.
Aanbesteding personeelssysteem	Voorbereiding aanbesteding is gestart
Aanbesteding infrastructuur (Verwerking opslag– en back-up capaciteit)	Voorbereiding aanbesteding is gestart. Onder andere is een marktconsultatie uitgevoerd. Per medio mei start projectleider/expert om deze aanbesteding te begeleiden en te ondersteunen. De aanbesteding is, volgens huidige planning, voor eind 2023 afgerond. Daarna volgt een meerjarig uitvoeringstraject.
Vervanging intranet	Projectleider is gestart (inhuur) en de Kick-off van het project heeft plaatsgevonden in de week van 15 april jl. Waarmee het project officieel van start is gegaan.
Wet elektronische publicaties (Wep)   De Wep introduceert een verplichting voor gemeenten om alle wettelijk voorgeschreven bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen van (voorgenomen) besluiten die niet tot één of meer belanghebbenden zijn gericht, in een officieel elektronisch publicatieblad te doen. .	Vanaf 1 juli 2023 moet in de gevallen waarin het verplicht is om ter inzage te leggen in combinatie met een kennisgeving of mededeling van deze terinzagelegging ook digitaal gebeuren (artikel 13 Bekendmakingswet).   In de komende periode bereiden we ons voor om bovenstaande vanaf 1 juli in de daartoe aangewezen gevallen de stukken digitaal ter inzage te leggen.
Single Digital Gateway (SDG) De SDG is een online centraal punt waarmee EU-burgers en bedrijven makkelijk toegang krijgen tot digitale overheidsdienstverlening in alle EU-lidstaten. Alle decentrale overheden moeten in het SDGportaal een aantal diensten, producten en procedures digitaal beschikbaar en openstellen voor grensoverschrijdende gebruikers.	Project is reeds gestart met inhuur van projectleider. De implementatie van SDG pakken we op met behulp van de technische mogelijkheden die worden aangeboden door de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) in samenwerking met de SDU[1].
Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (WMEBV) regelt dat burgers en bedrijven hun zaken die ze met de overheid moeten doen, digitaal kunnen afhandelen. Zij krijgen daarmee het recht om officiële berichten, zoals aanvragen voor vergunningen en bezwaarschriften, elektronisch aan het bestuursorgaan te zenden. Daarnaast verbetert hun rechtspositie in het digitale contact met de overheid. De mogelijkheid om per post met de overheid te communiceren blijft; de Algemene wet bestuursrecht (Awb) geeft burgers en bedrijven de keuze tussen de papieren of de digitale weg. De Ronde Venen is verplicht na te gaan of er maatregelen nodig zijn om aan de verplichtingen van de wet te voldoen. Tevens moet De Ronde Venen beginnen met het voorbereiden en implementeren van deze maatregelen.	Project is reeds gestart met inhuur van projectleider.   Uit inventarisatie blijkt dat alle digitaal ingerichte processen in hoge mate voldoen aan de Wmebv (75-80%)   Voor de analoge en hybride processtromen geldt dit nog niet. Voor deze stromen worden de vereisten vanuit Wmebv en andere I- wetgeving integraal en in samenhang geïmplementeerd en verankerd in de processen.
Aanbesteding applicaties Sociaal Domein	Project is gestart met ingehuurde projectleider. De planning is erop gericht eind 2023 te gunnen en contracteren.
Adoptie Microsoft365	Er is een opdracht verstrekt aan een partij gespecialiseerd om organisaties te begeleiden in de overstap naar en het gebruik van Microsoft365. Deze partij is eind januari gestart, dit loopt door tot eind 2023. Ten tijde van het opstellen van deze rapportage worden basistrainingen gegeven. Deze worden ondersteund door een digitaal leerplatform. In samenwerking met de tijdelijk technisch/functioneel beheerder worden teams begeleid in de overstap naar Sharepoint/Teams/Onedrive. Na de zomer worden verdiepingstrainingen en werkplekbegeleiding gegeven.