Beleid en uitvoering

In dit onderdeel is een stand van zaken opgenomen van de aangenomen amendementen en moties van de begrotingsbehandeling 2024. Deze zijn te raadplegen via onze portal bij de programmabegroting bij het onderdeel 'bijlagen'.

In deze rapportage is rekening gehouden met het uitvoeren van het amendement waardoor € 1.500.000 is toegevoegd aan de algemene reserve. Dit is zichtbaar in het onderdeel Financiële positie.

Het college werkt in 2024 aan een nieuwe Woonvisie. Het uitgangspunt dat alle nieuwbouwplannen bestaan uit tweederde betaalbaar (sociaal, middenhuur en betaalbare koop) wordt meengenomen in dit proces. Ook maakt het college deze norm kenbaar bij nieuwe bouwplannen die sinds 1 januari 2024 worden ingediend. 

In juni/juli 2024 is de programmarekening 2023 bestuurlijk behandeld. Hierbij heeft zowel de accountant als de auditcommissie aanbevelingen gedaan voor verbeteringen. In deze rapportage is een stand van zaken opgenomen.

In de eerste bestuursrapportage 2024 had deze tabel 11 aanbevelingen. Het aantal aanbevelingen is in de auditcommissie van juni 2024 teruggebracht naar 4 openstaande aanbevelingen. De voortgang van de aanbevelingen wordt hieronder toegelicht. 

Toelichting:

1. Het college stelt 2x per jaar een prognose op van de verwachte onrechtmatige aanbestedingen van dat jaar om tijdig nieuwe aanbestedingstrajecten te kunnen starten. Tot slot stelt het college na jaareinde de definitieve rechtmatigheidsverantwoording op en rapporteert hierover naar de raad via de programmarekening. De 2e tussentijdse prognose van 2024 wordt opgesteld met de cijfers t/m 30 september en besproken in de auditcommissie van november 2024.
2. Onze inwoners ontvangen jeugdzorg. Of deze jeugdzorg wordt geleverd dient de zorgleverancier (vanaf een bepaalde drempelwaarde) te kunnen aantonen via een bewijs van prestatielevering. Niet alle zorgleveranciers die jeugdzorg leveren bewijzen dit aan ons of hoeven dit te bewijzen aan ons. In 2023 was voor een bedrag van € 2,7mln (2022: € 1,9mln) geen prestatielevering getoond. Dit bedrag waarvoor geen prestatielevering wordt getoond, wordt door de accountant "de onzekerheid" genoemd. Dit bedrag verminderen heeft gevolgen voor bijvoorbeeld hoe we zorg inkopen en de voorwaarden die we aan zorgleveranciers stellen. Deze gevolgen worden in kaart gebracht en met de auditcommissie besproken.
3. In 2025 zijn beursgenoteerde ondernemingen voor het eerst verplicht een 12 thema tellend duurzaamheidsverslag in het jaarverslag te integreren. Dit wordt de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) rapportage genoemd. Vanaf 2026 zijn de overige grote ondernemingen dit verplicht. Deze verplichting geldt niet voor gemeentes, omdat wij onder het verslaggevingsstelsel van de BBV vallen. Vrijwillig implementeren van CSRD mag wel. De accountant schat in dat er circa 3 tot 4 fulltime medewerkers extra nodig zijn voor onze gemeente om over de volledige CSRD te kunnen rapporteren. Met de huidige bezetting zijn er echter wel meer mogelijkheden om in lijn met de CSRD  enkele rapportageonderdelen vrijwillig op te pakken. Op welke onderdelen dat mogelijk is wordt in kaart gebracht en in 2025 voorgelegd aan de auditcommissie. 
4. Vanaf de programmabegroting 2025 is de indeling aangepast en zijn de financiële risico's per programma's inzichtelijk gemaakt. Hiermee is de volgende stap gezet in het verder verbeteren van het risicomanagement.

Een slagvaardige en betrouwbare gemeente moet een goed functionerende en professionele bedrijfsvoering hebben. In het coalitieakkoord staat dit beschreven als één van de speerpunten van het college. Het primaire takenpakket van de gemeente neemt toe. Als onderdeel van Bedrijfsvoering wordt aan de inzet van ICT dan ook steeds meer eisen gesteld; Privacy, beveiliging, duurzame toegankelijkheid, archiveren, gebruik van data, ethiek, afspraken in de keten, aanpassing en gebruik van applicaties, processen etc. etc. Er zijn veel ontwikkelingen op het gebied van digitalisering, informatievoorziening en wetgeving hieromtrent. Bijvoorbeeld de Wet Open Overheid, de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer, de Omgevingswet met een nieuw digitaal stelsel en de komst van een nieuwe Archiefwet.  

In de rapportage bij de 1ste bestuursrapportage 2024 is een uitgebreide toelichting opgenomen over de digitalisering. In deze rapportage treft u de reguliere voortgangsinformatie aan. 

Budget "Versterken van ICT" - € 633.000 

Onderstaand de verdeling/onderwerpen waar we het budget in 2024 op in zetten: 

• Architectuur Informatievoorziening. IT-architectuur is in andere woorden hoe iets samenhangt. IT-architectuur gaat om het inzichtelijk maken van samenhang waardoor nieuwe ontwikkelingen gestructureerd kunnen worden opgepakt. Met inzet van externe expertise is in 2024 gestart met het verder inzichtelijk maken van het applicatielandschap waarbij verbindingen, datastromen en onderlinge afhankelijkheden in kaart worden gebracht. Dit noemen we een architectuurplaat en deze realiseren we in een hiervoor bestemde applicatie. Deze applicatie zorgt voor eenvoudig inzicht in de samenhang tussen bedrijfsprocessen, applicaties en de onderliggende infrastructuur. Deze partij zal het beheer van deze omgeving op zich nemen voor geheel 2024, waarbij in dit jaar overdracht van beheer naar de interne organisatie gaat plaatsvinden. 
• Capaciteit informatieveiligheid (technisch) In 2023 is SIEM ingericht door extern consultant. Tevens is er een externe partij gevonden om het SOC-gedeelte (de monitoring) op te pakken. Hiermee is een oplossing gevonden, lopend totdat het gehele SIEM/SOC proces is overgenomen door de ICT-dienstverlener die moet volgen uit de aanbesteding Infrastructuur. SOC/SIEM is een afkorting en staat voor Security Operations Center/ Security Information & Event Management. Het is kort samengevat een zeer proactieve bewaker van je IT-omgeving, die in staat is kleine verdachte veranderingen, met mogelijk grote gevolgen, al in een vroeg stadium te herkennen waardoor actie mogelijk is om schade te voorkomen. Het is een combinatie van softwarematige inrichting, monitoring, automatisch en menselijk handelen. 
  Begin 2024 is de beveiligingssoftware voor mobiele devices vervangen door een inrichting in de Microsoft omgeving. Dit is gedaan door een extern specialist.  
• Capaciteit Systeem- en netwerkbeheer 
  We zetten externe expertise in voor het uitvoeren van specialistische werkzaamheden. Zo is onder andere een migratie van de Oracle database omgeving uitgevoerd en wordt gewerkt aan het herinrichten van de wijze van beschikbaar stellen van applicaties in de digitale werkplek.  
• Inhuur -specialisten 
  Er is vanaf half mei 2023 een ICT-expert ingezet voor het voorbereiden, doorlopen en mogelijk ook implementeren van de Europese aanbesteding voor het vervangen van het eigen datacenter.  Zie hiervoor verder onder het kopje Projecten.
  Inhuur implementatiemanager zaaksysteem (Djuma): project loopt met ingehuurde implementatiemanager.
  We voeren dit jaar, met inzet van externe partijen, een aantal datamigraties uit. Dit gaat over data vanuit de “oude” vergunningenapplicatie en het “oude” zaaksysteem. 

Budget "Versterken data gestuurd werken" - € 350.000

In april 2024 is een nieuw projectteam gestart, die de volgende stap gaat zetten richting data gestuurd werken. Dit projectteam heeft als doel de basisrapportages uit belangrijke systemen te verbeteren en data om te zetten in sturingsinformatie via dashboards, zodat een nog hogere mate van grip wordt bereikt. Het projectteam wat de komende jaren het datagestuurd werken op de kaart moet gaan zetten bestaat uit 2 strategen, 3 medewerkers in vaste dienst en 1 ingehuurde kracht (zij gaan de dashboards bouwen). Deze ingehuurde kracht wil zich voor langere tijd aan onze gemeente verbinden en treed per 1 augustus 2024 in vaste dienst bij de gemeente. 

De belangrijkste projecten voor 2024 betreffen:

• Een plan maken voor het opzetten van een datawarehouse of dataplatform.
• Het actualiseren van het dashboard van het Sociaal domein.
• Het opzetten van het dashboard voor de (circa 200) gegevensverwerkingen die lopen via het zaaksysteem.
• Het opzetten van het dashboard voor het VTH-systeem (vergunningen, toezicht en handhaving).
• Het opzetten van het HR-dashboard.

De pilot data gestuurd werken voor BIBOB onderzoeken is succesvol afgerond en de keuze is gevallen om permanent data analysetools te gaan inzetten bij het uitvoeren van BIBOB-onderzoek. 

Overzicht projecten:

• Implementatie zaaksysteem: per 18 juni jl. is de applicatie live gegaan voor een groot aantal processen. De livegang voor het bestuurlijk proces staat voor na het zomerreces gepland en datzelfde geldt voor de livegang van de Sociaal Domein processen. De voorbereidende werkzaamheden ten behoeve van de data migratie uit de “oude” systemen is gestart. Het project is eind 2024 beoogd afgerond te zijn.
• Aanbesteding personeelssysteem: Voorbereiding aanbesteding is gestart. Onder leiding van een externe specialist heeft een marktconsultatie plaatsgevonden. Met de input hieruit wordt nu gewerkt aan het opstellen van het programma van eisen.  Daarnaast onderzoekt hij of de huidige *IAM applicatie in dit traject vervangen kan worden door dezelfde functionaliteit uit het Microsoft 365 platform. *De term Identity & Access Management (IAM) omschrijft alle processen binnen een organisatie gericht op het beheer van gebruikers, autorisaties en toegang binnen het digitale netwerk van je organisatie. Het gaat daarbij enerzijds om het valideren van de identiteit van gebruikers, en anderzijds om het nauwkeurig inregelen van de toegangsrechten en -procedures die gebruikers geven tot bedrijfsgegevens en -applicaties.
• Aanbesteding infrastructuur (Verwerking opslag– en back-up capaciteit): met deze aanbesteding vervangen we de eigen datacenters door (uiteindelijk) het afnemen van ICT-beheerdiensten. De aanbesteding is succesvol afgerond met de gunning aan een leverancier. Door het voorspoedige gunningsproces is per half juni gestart met de uitvoering. Dit gaat meerdere jaren in beslagnemen.
• Voorbereiden, begeleiden aanbesteding Burgerzaken applicatie: Collegevoorstel om tot aanbesteding over te gaan, is begin april goedgekeurd. De aanbesteding is per half april gepubliceerd op Tenderned. De gunning is begin juli gedaan. Er vindt geen leverancierswissel plaats, de opdracht is gegund aan de huidige leverancier. Ten tijde van het opstellen van deze rapportage vinden de contractgesprekken plaats. Hierna zal uitvoering gestart worden.
• Single Digital Gateway (SDG): Inmiddels zijn de eerste processen beschikbaar gesteld via youreurope en zal dit in 2024 voor alle voorgeschreven producten en processen gerealiseerd worden. Dit doen we via de daarvoor beschikbaar gestelde aansluitvoorziening van de VNG. Hiermee ronden we tranche 1 af en gaan we door met tranche 2.
• Aanbesteding applicaties Sociaal Domein: Project loopt met ingehuurde projectleider. Met de nieuwe planning is de uitvraag op 1 februari jl. op Tendernet geplaatst en is deze inmiddels op 27 maart gesloten. De beoordeling van de inschrijvingen loopt, gunning is verwacht per eind april 2024. De gunning heeft plaatsgevonden. Er vindt geen leverancierswissel plaats. De uitvoering is inmiddels gestart om volgens planning per 01-01-2025 live te gaan. De uitvoering zal onder andere bestaan uit het implementeren van extra functionaliteit en het overbrengen naar de cloud van dat gedeelte dat nu nog in het eigen datacenter draait.