Beleid en uitvoering

In dit onderdeel is een stand van zaken opgenomen van de aangenomen amendementen en moties van de begrotingsbehandeling 2023. Deze zijn te raadplegen via onze portal bij de programmabegroting bij het onderdeel 'bijlagen'.

Via dit amendement is besloten om eenmalig de opbrengst te verlagen met € 375.000 voor onroerendezaakbelasting-niet woningen. Hiermee is rekening is gehouden met het bepalen van de tarieven van 2023. Daarmee is dit amendement uitgevoerd.

Het noodfonds (SUN De Ronde Venen) is actief en neemt aanvragen in behandeling.

We updaten het 'Spoorboekje naar een Klimaatneutrale Gemeente' in 2024.

Het mantelzorgcompliment 2023 wordt in november uitgekeerd voor € 75 per persoon.

In juni 2023 heeft de raad kennisgenomen van de startnotitie subsidiebeleid. Hierin wordt beschreven uit welke onderdelen het beleid bestaat en zijn eerste kaderstellende keuzes gemaakt. Het subsidiebeleid wordt eind 2023 aan de raad voorgelegd.

In juni 2023 is de programmarekening 2022 bestuurlijk behandeld. Hierbij heeft zowel de accountant als de auditcommissie aanbevelingen gedaan voor verbeteringen. In deze rapportage is een stand van zaken opgenomen.

Aanbeveling		Uitgevoerd	In uitvoering	Nog te doen
1	Het verstevigen van het proces rondom Europese Aanbestedingen.
2	De doorontwikkeling van het “Business Control Framework” naar rechtmatigheidsverantwoording over 2023.
3	Het versterken van de IT-beheeromgeving, zodat alle gewenste functiescheiding aanwezig is.
4	Doelstellingen en teksten smart formuleren en eigen beleidsindicatoren ontwikkelen.
5	Er kan een strengere redactie op de teksten gevoerd worden. De teksten moeten concreet, compact en helder zijn. Daarbij komen doorlopende basistaken nu steeds terug. De auditcommissie adviseert de raad om afspraken met elkaar te maken wat wel en niet beschreven moet worden. Een voorbeeld daarvan is het ontbreken van wettelijke afhandeltermijnen in de programma's en hoe vaak deze termijnen wel of niet gehaald zijn.
6	In de auditcommissie is gesproken over wat de raad het beste helpt om te kunnen sturen en bij te kunnen sturen. Een dashboard om te kunnen zien waar de afwijkingen en risico’s zitten, zou uitkomst kunnen bieden. Dat is het niveau waarop de raad haar controlerende taak uit kan voeren.
7	Zorg voor adequate financiering van ICT en informatiebeveiliging, met een eigen toereikend budget voor de CISO.
8	Uitvoering geven aan de Visie op Control en Financiën.
9	Positioneer je als raad in je controlerende en ook kaderstellende rol en neem regie. De ICT-werkgroep is daar een goed middel voor. Aanbevolen wordt dat de raad meer dan alleen maar meedenkt. Draag via een eigen geoormerkt budget in de begroting en zorg dat je als raad of commissie een advies of second opinion op raadsvoorstellen kan inwinnen, zonder advisering vanuit de ambtelijke organisatie. Laat eventueel vanuit de ICT-werkgroep pentesten door een externe uitvoeren.
10	Geef de accountant de opdracht ICT, informatiebeveiliging en privacy consistent te monitoren en te rapporteren, ook direct aan de raad. Laat rapporteren over de voortgang op de opvolging van de adviezen en geef hierin de griffie een rol om dat te administreren, te bewaken en terug te koppelen aan de raad.
11	In het format van de jaarrekening de knelpunten en argumenten opnemen waarom doelstellingen en acties niet worden behaald.

 

• Voor de tweede helft van 2023 zijn voorstellen voorbereid rondom de financiële rechtmatigheid. Hierbij is rekening gehouden met de aanbevelingen 1, 2 en 3.
• Nummer 7 t/m 11 zijn nieuwe punten aangedragen door de accountant en auditcommissie. De punten zijn aangedragen in de Management Letter 2022, Accountantsverslag 2022 en bespreking daarvan in de auditcommissie op 7 juni 2023.

In dit onderdeel van de bestuursrapportage treft u aan de rapportage over de ICT-budgetten. Het gaat in deze rapportage om de (extra) incidentele en structurele beschikbaar gestelde budgetten. Per budget is een korte omschrijving en voortgangsinformatie opgenomen. Daarnaast is een overzicht opgenomen van de ICT en/of Digitaliseringsprojecten waarvoor een apart budget beschikbaar is gesteld en/of die een substantieel karakter kennen.  

Dit budget is met ingang van de begroting 2023 beschikbaar gesteld en kende de volgende onderbouwing:

• Functioneel en technisch beheer Office 365 (€ 87.000)
  2e Berap 2023 gelijk aan 1e Berap.
• Beheer (Project) Portfolio Management (€ 12.000)
  Wordt vooralsnog in de ambtelijke organisatie opgepakt, hierdoor nog geen externe inzet nodig geweest. Gelijk aan de 1e Berap blijft de verwachting dat er geen externe inzet nodig is.   
• Architect Informatievoorziening (€ 12.000)
  Inmiddels is de voor de 2e keer externe expertise ingezet. Dit voor een basis Architectuurplaat voor de Ronde Venen. Deze Architectuurplaat is gebaseerd op de Gemma architectuur waarbij deze methodiek DRV specifiek is gemaakt. Vanuit deze basis zal verder gebouwd gaan worden aan de verdieping. Bepaalt moet nog worden of we dit middels inhuur blijven invullen of dat we gaan werven. 
• Capaciteit informatieveiligheid (technisch) (€ 87.000)
  Er is gestart met het inrichten van een eigen SIEM omgeving, tevens is gestart met onderzoek op welke wijze De Ronde Venen dit toekomstbestendig in beheer kan geven aan een externe partij.   
• Capaciteit Systeem- en netwerkbeheer (€ 50.000)
  Gelijk aan de 1e Berap is (nog) geen inzet van externe capaciteit bekostigd. Er is wel capaciteit vanuit de reguliere budgetten ingezet. 
• Inhuur ICT-projectleiders (€ 175.000)
  Er is vanaf half mei een projectleider/expert ingezet voor het voorbereiden, doorlopen en mogelijk ook implementeren van de Europese aanbesteding voor het vervangen van het eigen datacenter. Deze opdracht is opgeknipt in 4 periodes van 3 maanden, gaat de volgende fase in en wordt verlengd. Ook na deze periode van 3 maanden zal worden beoordeeld of verlenging nodig is. 
  
  

Totaal     € 423.000 (Afgerond naar € 425.000, 
Bron Specificatie beleidsontwikkelingen - programma 4 nr. 2 Versterken ICT 

Medio mei heeft de datakwartiermaker een 1e concept opgeleverd. Medio juli heeft de kwartiermaker een definitief advies rapport opgeleverd. Daarnaast zal in augustus gestart worden met de bouw van 3 Dashboards: “Energiearmoede monitor”, “Bedrijven Monitor” en de HR monitor”.

Voor de volledigheid een overzicht van de projecten die al meerjarig in de begroting zitten.  
Onderwerp: 2e Berap 2023

• Aanbesteding zaaksysteem
  • De aanbesteding heeft een positief resultaat opgeleverd, er is gunning gedaan. Er is gestart met het uitvoeren van een Proof of Concept (PoC). Tijdens deze PoC worden al enkele inrichtingen gerealiseerd en vervolgens beoordeeld. Indien de beoordeling succesvol is, volgt verdere implementatie. Dit loopt door tot medio 2024.
• Aanbesteding VTH-zaaksysteem
  • De aanbesteding heeft een positief resultaat opgeleverd, er is gunning gedaan. Op dit moment is gestart met de implementatie. De livegang is beoogd per januari 2024.
• Aanbesteding personeelssysteem
  • Voorbereiding aanbesteding is gestart
• Aanbesteding infrastructuur (Verwerking opslag– en back-up capaciteit)
  • De projectleider/expert om deze aanbesteding is inmiddels gestart.  De aanbesteding is, volgens huidige planning, voor eind 2023 afgerond. Daarna volgt een meerjarig uitvoeringstraject.
• Vervanging intranet
  • Project loopt.
• Wet elektronische publicaties (Wep)
  • Vanaf 1 juli 2023 moet in de gevallen waarin het verplicht is om ter inzage te leggen in combinatie met een kennisgeving of mededeling van deze terinzagelegging ook digitaal gebeuren (artikel 13
    Bekendmakingswet). In de komende periode bereiden we ons voor om bovenstaande vanaf 1 juli in de daartoe aangewezen gevallen de stukken digitaal ter inzage te leggen.
• Single Digital Gateway (SDG)
  • Project loopt. Zoals in de 1e Berap aangegeven pakken we de implementatie van SDG op met behulp van de technische mogelijkheden die worden aangeboden door de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) in samenwerking met de SDU[1].
• Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer
  • Project is reeds gestart met inhuur van projectleider. Uit inventarisatie blijkt dat alle digitaal ingerichte processen in hoge mate voldoen aan de Wmebv (75 - 80%). Voor de analoge en hybride processtromen geldt dit nog niet. Voor deze stromen worden de vereisten vanuit Wmebv en andere I- wetgeving integraal en in samenhang geïmplementeerd en verankerd in de processen. De opdracht van de projectleider eindigt eind juli, daarna worden de resterende werkzaamheden verder in de lijn opgepakt.
• Aanbesteding applicaties Sociaal Domein
  • Project loopt met ingehuurde projectleider. De planning is erop gericht eind 2023 te gunnen en contracteren.
• Adoptie Microsoft365
  • Ten tijde van het opstellen van deze rapportage worden nog diverse basistrainingen gegeven. Deze worden ondersteund door een digitaal leerplatform. In samenwerking met de tijdelijk technisch/functioneel beheerder worden teams begeleid in de overstap naar Sharepoint/Teams/Onedrive. Na de zomer worden verdiepingstrainingen en werkplekbegeleiding gegeven.

[1] Sdu is een Nederlandse multimediale uitgeverij van vakinformatie. Sdu was vroeger een staatsbedrijf, Staatsdrukkerij en Uitgeverij. De naam Sdu was daar oorspronkelijk de afkorting van. In 2006 werd de uitgeverij eigenaar van VNG Uitgeverij, onderdeel van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten.