Een slagvaardige en betrouwbare gemeente moet een goed functionerende en professionele bedrijfsvoering hebben. In het coalitieakkoord staat dit beschreven als één van de speerpunten van het college. Het primaire takenpakket van de gemeente neemt toe. Als onderdeel van Bedrijfsvoering wordt aan de inzet van ICT dan ook steeds meer eisen gesteld; Privacy, beveiliging, duurzame toegankelijkheid, archiveren, gebruik van data, ethiek, afspraken in de keten, aanpassing en gebruik van applicaties, processen etc. etc. Er zijn veel ontwikkelingen op het gebied van digitalisering, informatievoorziening en wetgeving hieromtrent. Bijvoorbeeld de Wet Open Overheid, de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer, de Omgevingswet met een nieuw digitaal stelsel en de komst van een nieuwe Archiefwet.
In deze rapportage treft u ten aanzien van de digitalisering een uitgebreide toelichting. Hierin leest u een terugblik, vanaf moment van uw goedkeuring van het Programmaplan “invoering digitaal documentair informatiemanagement en facilitaire zaken” in juni 2020 tot de situatie van dit moment.
Digitalisering
Het programma richtte zich primair op extern gerichte dienstverlening. Interne, bedrijfsmatige processen zijn grotendeels buiten beschouwing gelaten. We maakten die keuze omdat het ons als gemeente ten eerste te doen is om de inwoners en organisaties die wij bedienen
Veel van de resultaten uit het programmaplan zijn behaald;
- Digitale bewaarstrategie, beleid dat beschrijft welke eisen we stellen aan digitale dossiervorming per beheerregime.
- Inrichting 120 zaaktypen in zaaksysteem, hierdoor worden processen ondersteund en is de dossiervorming duurzaam digitaal op orde. Met name zaaktypen voor processen gericht op dienstverlening aan de inwoner en ondernemer.
- Beleidsraamwerk voor duurzaam (digitaal) informatiebeheer
- Vastgesteld beleid dat beschrijft waar applicaties informatiekundig aan moeten voldoen. Op basis van dit beleid zijn 10 applicaties getoetst. De bevindingen zijn en worden opgepakt.
- Voor al onze zaakprocessen in het zaaksysteem die de VNG erkent, hebben we ons handboek van geactualiseerde informatie voorzien, wat dit proces precies doet, wie eigenaar is, etc.
- Onderzoek scanfunctionaliteiten. We toetsten of de scanfunctionaliteiten voldoende waren voor de toenemende digitalisering van de post. Dit bleek het geval.
- Professionalisering van de IT rondom terugbelverzoeken, zodat terugbelverzoeken aantoonbaar sneller worden afgehandeld.
- Professionalisering van de IT rondom meldingen die we ontvangen over de openbare ruimte (MOR-meldingen). Dit heeft de dienstverlening en afhandelingssnelheid verbeterd.
- Het opstellen van diverse communicatie en leermiddelen. Waaronder een animatievideo over informatiemanagement en een instructievideo over het zaaksysteem.
Bij het afronden van het programma in augustus 2022 is geconstateerd dat, mede door de scope van het programma, de digitalisering nog niet was voltooid. Het informatiebeheer was nog niet volledig digitaal en digitale informatie werd nog niet altijd goed beheerd. Na oplevering van het programma zijn resterende werkzaamheden daarom overgedragen aan de lijn.
Vanaf dat moment is verder gewerkt aan de digitalisering. Zo is digitaal ondertekenen ingevoerd, hebben we het bestuurlijke besluitvormingsproces gedigitaliseerd, zijn een aantal applicaties uitgebreid met de noodzakelijke archiveringsvoorzieningen en zijn nog meer processen ingericht in het zaaksysteem.
In 2023 is, mede op basis van de resterende werkzaamheden en op basis van de situatie van dat moment een inventarisatie gedaan. Met als 1 van de uitgangspunten om per 2027 te komen tot een papierloze organisatie. Dit jaartal is als uitgangspunt genomen vanwege de beoogde verhuizing naar het nieuwe gemeentehuis.
Doel van deze inventarisatie was te komen tot een helder overzicht aan werkzaamheden dat de komende jaren dient te worden uitgevoerd om het informatiebeheer bij De Ronde Venen op voldoende niveau te brengen, in lijn met de ambities van de gemeente en (wettelijke) eisen die aan het huidige en toekomstige informatiebeheer worden gesteld. Dit heeft geresulteerd in een uitvoeringsplan. Vanaf eind 2023 is gestart met de uitvoering van dit plan.
Naast de werkzaamheden die voortkomen uit het plan, lopen er diverse projecten die een bijdrage leveren aan de digitalisering. De belangrijkste hierbij is de implementatie van het nieuwe zaaksysteem waarbij de livegang per juli 2024 staat gepland. In de periode daarna vinden aanvullende werkzaamheden, zoals bijvoorbeeld migratie van data plaats.