Meer
Publicatiedatum: 21-10-2019

Inhoud

Programma onderdelen

Bijlagen

1. Voortgang aanbevelingen accountant

In juli 2019 heeft de accountant een accountantsverslag over 2018 uitgebracht. Hierin is aangegeven dat de jaarrekening 2018 getrouw en rechtmatig is. Daarnaast heeft de accountant vier aandachtspunten voor 2019 meegegeven. Deze aandachtspunten zijn hierna toegelicht.

1. Preventieve controle op naleving Europese en interne aanbestedingsregels

Tijdens de interimcontrole 2018 heeft de accountant geconstateerd dat zij niet kunnen steunen op de interne beheersmaatregelen in het proces voor de aanbestedingen. Dit houdt verband met het feit dat aanbestedingen niet via een centraal inkoopsysteem verlopen. Hierbij is in  2018 € 0,3 miljoen aan fouten geconstateerd.

 

Door tussentijdse zogeheten 'spendanalyses' op te stellen - in de zomer en eind 2019 - en deze te delen met het management worden mogelijke fouten in 2019 voorkomen of beperkt.

2. IT-beheersomgeving

Per 1  januari 2019 zijn we overgestapt naar een nieuw financieel systeem waarin diverse verbeteringen zijn opgenomen om de rechtmatige bestedingen en ontvangsten aan te tonen.

 

In het vierde kwartaal 2019 gaat de accountant toetsen of de processen en uitkomsten volgens verwachting verlopen. De uitkomsten van deze nog uit te voeren interim-controle 2019 worden met de raad gedeeld.

3. Doorontwikkelen administratieve organisatie en interne controle

De accountant heeft geconstateerd dat bij een aantal processen de beheersmaatregelen in het proces niet altijd zichtbaar of aanwezig zijn.

 

Elk jaar zijn er nieuwe inzichten en regels die ervoor zorgen dat aanvullende controles nodig zijn. Samen met de accountant stemmen we de opzet van controles af om extra controles te voorkomen. Dit is een continu proces.

4. Rechtmatigheidsverantwoording van het college

Momenteel geven de accountants nog een verklaring af voor de rechtmatigheid in de jaarrekening. Vanaf 2021 wordt dit een taak van het college van burgermeester en wethouders. 

 

Ter voorbereiding op deze ontwikkeling is gestart om de processen en controles systematisch in een systeem vast te leggen. Dit helpt de accountant ook om de 'zichtbare controles' zoals vermeld bij onderdeel  3 te ondersteunen. Daarnaast worden stappen gezet om bij bepaalde processen uit te gaan van controle op het proces in plaats van op de gegevens. Dit doen we in nauwe samenwerking met de accountant.

2. Voortgangsrapportage ICT

Aanleiding en inleiding

Hierbij treft u een voortgangsrapportage aan ten aanzien van de ICT kosten zoals deze in de programmabegroting 2019 zijn opgenomen. Aanleiding voor deze rapportage is toezegging 91/19 welke gedaan is door de wethouder Financiën in de commissie ABZF/SI van 13 juni 2019 tijdens de bespreking van programmarekening 2018.

Op dit moment zijn de belangrijkste onderwerpen waar aan wordt gewerkt de volgende:

  • Up to date houden hardware en fysieke beveiliging
  • Doorontwikkeling en optimaliseren financieel systeem
  • Verder implementeren zaakgericht werken
  • Een aantal projecten:
    Afronden overdracht ODRU
    Vervanging telefooncentrale
    Voorbereiden Digitaal Stelsel Omgevingswet
    Data gestuurd werken

Daarnaast is er natuurlijk een groot aantal andere zaken waar aan gewerkt wordt, hieronder wordt hier verder verslag van gedaan.



Deze rapportage is opgebouwd uit de volgende delen:

inzicht in de investeringen, het incidentele ICT budget en de reguliere kosten.
Als laatste wordt inzicht gegeven in de werkzaamheden van team I&A.

Investeringen

 

 

 

beschikbaar

besteed verwacht

saldo

31 december

2019

uit het jaar 2017 408.000 134.000 243.000 31.000
uit het jaar 2018 189.000 12.000 177.000 0
uit het jaar 2019 563.000 25.000 15.000 523.000
Aanschaf /uitrol mobiele telefonie  100.000 0 25.000 75.000*
  1.260.000 171.000 460.000 629.000

* zie onderdeel telefonie

 

Automatisering 2017, per 1-1-2019 408k beschikbaar;

De volgende zaken zijn in de eerste helft van 2019 uitgevoerd:

  • Doorontwikkeling en optimalisatie van de inrichting van de financiële applicatie, 79k
  • Laten uitvoeren van audits op nieuwe financiële applicatie, 11k
  •  iBurgerzaken laatste termijn project en DigiD aansluitaudit, 14k
  • Implementatie van netwerksegmentatie, 30k

Onderstaande wordt nog dit jaar afgerond

  • Reguliere vervanging firewall en controllers, 70k hardware, 17k implementatiekosten
  • Reguliere vervanging servers, 30k hardware, 61k implementatiekosten
  • Implementatiekosten en projectleiding tbv project telefonie (zie toelichting onder “telefonie”), 30k
  • Afronding implementatie vastgoedapplicatie Axxerion, 20k
  •  Afronding implementatie beheerapplicatie iBOR,15k

Op basis van het huidige inzicht kent dit investeringsbudget eind 2019 een onderschrijding van 31k  en wordt dit investeringsbudget hiermee afgesloten. Bij de jaarrekening 2019 is definitief te bepalen wat het restant saldo per 31 december 2019 zal zijn.


Automatisering 2018, per 1-1-2019 189k beschikbaar (geheel overgeheveld naar 2019)

  • Uitgevoerd; Aanschaf diverse zero clients tbv vervanging/uitbreiding, 12k
  • Verwacht; Reguliere vervanging hardware tbv update view omgeving, 177k

Op basis van het huidige inzicht wordt dit investeringsbudget volledig benut en kan het bij de jaarrekening 2019 worden afgesloten.


ICT Vervangingsplan 2019, per 1-1-2019 563k beschikbaar

De volgende zaken worden in  2019 uitgevoerd:

  • Reguliere vervanging switches, 20k is afgerond.
  • Reguliere vervanging scanner, 5k is afgerond.
  • Reguliere vervanging hardware, 15k wordt dit jaar afgerond.

Binnen dit investeringsbudget is 90k gereserveerd voor de Vervanging en implementatie telefooncentrale, zie hiervoor de toelichting onder het kopje “telefonie”. Conform de vastgestelde kadernota 2020 wordt 100k vanuit dit investeringsbudget gereserveerd voor het Digitaal samenwerkingsplatform.

Naar verwachting blijft einde 2019 een restant beschikbaar van ruim 500k. In de begroting 2020 worden de vervangingsinvesteringen voor de jaarschijven 2020-2023 aangevraagd.


ICT Incidenteel

In de programmabegroting 2019 is een incidenteel budget opgenomen van 457k waarvan 268k is overgeheveld bij de eerste berap ten behoeve van ICT. Dit is als volgt opgebouwd;

  • Beheercapaciteit mobiele telefonie, 14k
  • Zaakgericht werken, 75k
  • Digitale Agenda, 50k
  • Informatiebeheerplan, 50k
  • Diverse posten, 268k

Hieronder wordt per onderdeel toegelicht de actuele status is;

Beheercapaciteit mobiele telefonie
Zie toelichting onder “telefonie”.

Zaakgericht werken

De gelden die beschikbaar zijn gesteld zijn gebruikt om extra capaciteit in te zetten, deels om de nieuw aangestelde functioneel beheerders te ondersteunen, deels om uitval door ziekte op te vangen en deels om extra werkzaamheden te verrichten. Tussentijds is de prioriteit stelling tijdelijk gewijzigd van de processen Sociaal Domein naar processen tbv drank en horeca. Dit laatste is gedaan om de vergunningen applicatie ook op dit punt uit te kunnen faseren, de overige processen die door deze applicatie werden ondersteund zijn overgedragen naar de ODRU. Het toegekende budget is hiermee in 2019 besteed.

Digitale Agenda

In de digitale agenda 2020 staan tal van onderwerpen genoemd.

Wij volgen de digitale agenda op dit moment vooral op de zaken die nu voor ons relevant zijn. De ontwikkelingen worden gemonitord,  om in te kunnen stappen als het relevant voor ons wordt.

Producten als DigiD, eHerkenning en BGT zijn in gebruik. De Gibit voorwaarden worden van toepassing verklaard bij aankopen. De ontwikkelingen worden gevolgd en daar waar relevant opgepakt. Waaronder GGI Veilig, e-factureren, BAG 2.0, gebruik BGT bij BOR. Wij hebben deelgenomen aan de VNG aanbesteding GGI Veilig. Binnen de nieuwe financiële applicatie wordt e-facturering verder ingericht. In de laatste maanden van 2019 wordt de overstap gemaakt naar BAG 2.0.

Naast de Digitale Agenda 2020 is eind 2018, in samenwerking met het RHC, een pilot gestart voor aansluiting op een e-Depot. Aan deze pilot deed ook gemeente Stichtse Vecht mee. De pilot vanuit onze organisatie is vroegtijdig gestopt omdat er binnen de pilotperiode geen uitvoerbestand kon worden aangemaakt volgens de wensen van de e-depotvoorziening. Na de pilotperiode is, na overleg met de leverancier, gebleken dat er mogelijkheden zijn voor het aanleveren van een uitvoerbestand. Dit wordt t.z.t. in samenwerking met het RHC verder onderzocht en opgepakt.
In de komende maanden wordt beoordeeld aan welke ontwikkeling(en) het beschikbaar gestelde budget wordt toegekend.


Informatiebeheerplan
Dit budget wordt voor eind 2019 ingezet om extra capaciteit / expertise aan te trekken om het informatiebeheerplan op te zetten. Een informatiebeheerplan is een  praktisch beheersinstrument voor het informatiebeheer binnen een organisatie

Diverse posten

Uitgevoerd:

  • Pentesten laten uitvoeren en uitvoering van inventarisatie ter voorbereiding op het aanpassen / verhogen van de beveiligingsstandaarden op de emailomgeving,  17k
  • Inhuur functioneel en gegevensbeheer datadistributie ter vervanging zieke medewerker, 36k
  • Coaching on the job, 28k
  • Inhuur capaciteit om continuïteit archiefverwerking te borgen in verband met uitval door ziekte, 18k

Verwacht:

  • Inhuur functioneel en gegevensbeheer datadistributie ter vervanging zieke medewerker. Per 1 augustus is de zieke medewerker uit dienst getreden, per 1 oktober aanstaande is deze vacature ingevuld, externe inhuur stopt op basis van huidig inzicht per 31 oktober,16k
  • Inhuur expertise automatisering t/m 31-12, 45k
  • Opzet portfoliomanagement I&A, 50k
  • Inhuur functioneel beheer website t/m 31-10 ten behoeve migratie website, dit is een project vanuit programma Dienstverlening, 25k
  • Éénmalige kosten inmeten wijk Molenland ten behoeve van de Basisregistratie Grootschalige Topografie, 13k
  • Salariskosten omdat werving functioneel beheerder IAM/Topdesk, vooruitlopend op budget per 2020 uit kadernota is gestart, in het meest gunstige geval gaat het om 3 maanden salariskosten, 9k

Reguliere budgetten

Binnen het grootboek ICT is op de categorie “Licenties en abonnementen” een incidentele overschrijding te verwachten. Deze worden veroorzaakt door;

  • Overschrijding doordat ook de facturering van de luchtfoto’s 2018 in 2019 heeft plaatsgevonden,  20k
  • Langer aanhouden oude financiële applicatie, 35k
  • Onvoorzien was dat er voor de functionaliteit nodig voor de BAG 2.0 nieuwe licenties moeten worden afgenomen, 19k

Naar verwachting wordt de overschrijding van € 74k binnen de ICT-budgetten opgevangen.

 

Daarnaast zijn tijdens analyse van de aanwezige licenties een aantal omissies geconstateerd, deze worden veroorzaakt door de stijging van het gebruik van het aantal laptops en fatclients (pc’s), door toename van aantal (tijdelijke) medewerkers en vernieuwde licentievormen vanuit leveranciers. Dit heeft vanaf 2020 een structureel effect van € 30k op de categorie “Licenties en abonnementen”. Doordat er in 2019 licenties zijn opgezegd ontstaat per 2020 een structureel voordeel van zo’n € 50 k. Dit betekent dat er geen extra budget benodigd is. De extra vrije ruimte die ontstaat is vooralsnog noodzakelijk om te behouden omdat de toets op de aanwezige licenties nog niet afgerond is en hier financiële consequenties uit voort kunnen vloeien.

Ten aanzien van de auditkosten ENSIA kunnen we aangeven dat deze stijgen in verband met het uitbreiden van het aantal DigiD aansluitingen (van 2 naar 3) en het aangaan van een SUWI-Inkijk aansluiting bij burgerzaken. Het gaat hierbij om een structurele stijging met 3k (van 7k naar 10k).

Telefonie

Gezien de omvang van dit onderwerp wordt dit apart toegelicht.

Voor telefonie zijn in de programmabegroting 2019 de volgende investerings- en exploitatiebudgetten opgenomen;

  • Aanschaf/uitrol mobiele telefonie (100k - Aanschaf mobiele tel)
  • Beheercapaciteit mobiele telefonie (14k –Incidenteel ICT)
  • Vervanging telefooncentrale (90k - ICT Vervangingsplan / Automatisering 2019. Dit is inclusief 30k aan kosten voor de projectleiding en implementatie)

    Hieronder wordt toegelicht hoe deze budgetten samenhangen en wat de actuele status is;

    In 2018 heeft De Ronde Venen, net als 289 andere gemeenten, besloten om deel te nemen aan de VNG aanbesteding GT Connect, eind maart 2019 is de aanbesteding gegund aan leverancier Atos. In de raamovereenkomst is de opdracht omschreven als ‘diensten die invulling geven aan de huidige en toekomstige behoeften op het gebied van communicatievoorzieningen’. In gewoon Nederlands komt dit neer op telefonie, videocommunicatie, UC (United Communications) en callcenter-features voor interne en externe communicatie. UC gaat over het samensmelten van IT gerelateerde communicatievormen zoals eMail, chat, voip, webconferencing en vele andere.

Na de gunning heeft de leverancier tijd nodig gehad om een proof of delivery te doorlopen, deze is per 29 juli succesvol afgerond. Eind juli heeft het eerste gesprek tussen De Ronde Venen en Atos plaatsgevonden. Wij zitten in de eerste groep van gemeenten die gaan overstappen naar de nieuwe telefonie omgeving, vooralsnog zoveel als mogelijk een overstap met behoud van de bestaande functionaliteit. Dit betekent dat we pas in de laatste maanden duidelijk gaan krijgen welke kosten, zowel incidenteel als structureel, gaan komen. Met zekerheid kunnen we stellen dat de kosten veranderen van investeringskosten (vervanging telefooncentrale) naar structurele kosten (afnemen van een dienst tbv telefonie). In de eerste bestuursrapportage van 2020 maken we deze omslag. In 2019 voorzien we 30k aan kosten voor de projectleiding en implementatie, deze worden bekostigd vanuit vervangingsinvestering Automatisering 2017.  

De overgang naar de nieuwe telefonie omgeving heeft een sterke relatie met de verdere, mogelijk organisatie brede, uitrol van mobiele telefonie. Voor deze uitrol is een investeringsbudget van 100k opgenomen. De uitvoering vindt plaats in 2019 en 2020. Natuurlijk ligt de uitlevering van mobiele telefoons aan medewerkers niet stil, op aanvraag van leidinggevende worden deze verstrekt. Deze worden bekostigd vanuit het daarvoor bestemde exploitatie budget. Inmiddels zijn er 200 smartphones en ruim 30 mobiele telefoons in gebruik.

De voorziene beheercapaciteit waarvoor 14k is opgenomen, wordt voorzien in het project telefonie in het laatste kwartaal van dit jaar.

 

Inzicht werkzaamheden I&A

Naast de reguliere werkzaamheden (zie bijlage) heeft I&A in 2019 ondersteuning geboden en/of uitvoer gegeven aan onder andere de volgende projecten en activiteiten; 

Afgeronde projecten en activiteiten:

  • Installatie werkzaamheden ten behoeve van BI-tool bij sociaal domein.
  • Projectleiding en ondersteuning burgerportaal sociaal domein.
  • i-Burgerzaken, technische ondersteuning bij installatiewerkzaamheden.
  • Ondersteuning van het programma Dienstverlening onder andere bij implementatie Whatsapp, de overstap naar de nieuwe website, uitrol terugbelnotitie en advisering op de diverse onderwerpen.
  • Ontsluiten van de WOZ gegevens in de Geo viewer.
  • Implementatie van 2 Factor Authenticatie op de webmail omgeving, hierdoor is de informatieveiligheid vergroot.
  • Verhogen van de beveiligingsstandaarden op de mailomgeving.

Lopende projecten en activiteiten:

  • ODRU, onder andere advisering voor de uitfasering van de huidige vergunningen applicatie, advisering voor de inrichting van de archiveringsprocessen, technische ondersteuning bij ontsluiten van de ODRU werkplek aan interne medewerkers, technische ondersteuning bij uitleveren van bestanden aan de ODRU. Deze activiteiten lopen naar verwachting door tot einde 2019.
  • Netwerksegmentatie, het verdelen van apparaten in meerdere groepen (netwerk segmenten). Deze segmenten zijn van elkaar gescheiden en alleen toegestaan verkeer is mogelijk. In geval van een security issue zal dit geïsoleerd zijn binnen 1 segment en niet zo snel naar een ander segment verspreiden. Binnen dit project van 1 segment naar 50 segmenten gegaan, en in totaal een kleine 1000 apparaten (servers, printers, pinapparatuur, laptops, infrastructuurcomponenten) verplaatst naar de nieuwe segmenten. Dit project wordt in 2019 afgerond.
  • Financiële applicatie, onder andere technische ondersteuning bij installatiewerkzaamheden, ondersteuning bij de inrichting van e-factureren, ondersteuning bij het koppelen van deze applicatie aan de datadistributie applicatie, het uit faseren van de oude financiële applicatie. Deze activiteiten lopen naar verwachting door tot einde 2019.
  • Digitaal Stelsel Omgevingswet, het DSO is een Landelijke Voorziening waar bevoegde gezagen, ketenpartners, inwoners en ondernemers informatie afleveren en ophalen. Dit is een complex ICT-stelsel. Om het DSO te laten functioneren was veel te doen over standaards voor de uitwisseling van informatie, over technologieën om koppelingen te maken. Inmiddels is de koppeling tussen de systemen van bevoegde gezagen en het DSO klaar en in basisvorm toe te passen. In samenwerking met het programma Omgevingswet wordt na de zomer een plan van aanpak DSO opgeleverd. De werkzaamheden die hierin worden benoemd lopen de komende jaren door.
  • Samenwerking met het project Datagestuurd werken dat onder leiding van de concernstaf wordt uitgevoerd, onder andere door gezamenlijk een datastrategie op te stellen en te komen tot een aanpak voor een toekomstgerichte gegevenshuishouding. Deze samenwerking loopt door tot het einde van het project.
  • Organisatie van bewustwordingsacties zoals test met phishing mail, week van de privacy en informatieveiligheid met hierin diverse activiteiten (workshops, escaperoom, lezing). Dit is een continue proces.
  • Deelname aan de VNG aanbesteding GGI Veilig en voorbereiding op de komende VNG aanbestedingen zoals GT Software-broker (software mantelovereenkomst) en GT Print. Wij houden de nieuwe aanbestedingen in de gaten en nemen hieraan deel als dit voordeel biedt voor De Ronde Venen.
  • Voor het onderwerp Informatieveiligheid zijn we de overgang van de BIG (Baseline Informatieveiligheid Gemeenten) naar de BIO (Baseline Informatieveiligheid Overheden) aan het voorbereiden. Deze werkzaamheden lopen door tot in 2020.
  • In de laatste kwartalen van 2019 vinden diverse ICT vervangingen en migraties plaats. Diverse servers worden vervangen, de firewalls worden vervangen, diverse updates en migraties van besturingssoftware worden uitgevoerd.
  • Ondersteuning van het programma Dienstverlening bij de overstap naar de nieuwe website 

 

Bijlage

 

3. Ontwikkelingen grondexploitaties

De verwachting is dat de gronden conform planning worden verkocht. De gemeente voldoet aan de leveringsvoorwaarden, namelijk dat de grond bouwrijp moet zijn en dat er sprake moet zijn van een onherroepelijke omgevingsvergunning.

 

Door de rechterlijke uitspraak waarin de regelgeving op basis van het Programma Aanpak Stikstof (PAS) strijdig wordt geacht met de Wet Natuurbescherming bestaat er een risico dat deze uitspraak gevolgen gaat hebben voor de verwachte levering van de bouwgrond i.c. het realiseren van de geprognotiseerde grondopbrengsten. De projectontwikkelaar heeft ten gevolge van deze uitspraak mogelijk een aanvullende vergunning op grond van de Wet Natuurbescherming nodig. Dit is nu nog niet duidelijk.

 

Op dit moment worden de effecten van deze gerechtelijke uitspraak op rijks, provinciaal en gemeentelijk niveau in beeld gebracht.

 

Een van de gevolgen van de uitspraak is het ontwikkelen van een nieuwe rekenmethode om de omvang van uitstoot van stikstof en neerslag op Natura 2000-gebieden te bepalen. De ODRU onderhoudt met de provincie het contact hierover. Een andere prognose dan de huidige planning is daarom op dit moment niet te geven.

Land van Winkel

De gemeentelijke kavels zijn allen in optie uitgegeven. Groenwest heeft haar aandeel van 60 woningen gerealiseerd

De speelterreinen aan de noordzijde van het plan zijn inmiddels gerealiseerd.

Vinkeveld

De laatste werkzaamheden voor het woonrijpmaken worden afgerond. Eind van dit jaar wordt de grondexploitatie afgesloten.

Stationslocatie Mijdrecht

De ontwikkeling van de Stationslocatie is na een uitgebreid selectietraject gegund aan de combinatie BPD en Menhir. Het bestemmingsplan is vastgesteld door de raad. 

De Maricken

Dit jaar zijn 38 beneden- en bovenwoningen opgeleverd. De twee appartementenblokken zijn zo goed als klaar. De rotonde is in gebruik genomen, evenals de fiets/wandelbruggen naar Wilnis. Er wordt gewerkt aan de aanleg van een plas drasgebied. Verwelius is dit jaar met 125 woningen in de verkoop gegaan.  In het najaar is het voornemen om te starten met de bouw hiervan.